Įvadas
Be vidaus audito neįmanoma efektyvi įmonės veikla, geri jos finansiniai rezultatai. Ne veltui vidaus auditas vadinamas įmonės valdymo sistemos širdimi. Vidaus audito tarnyba savo tyrimų medžiagą pateikia aukščiausiam valdymo lygiui – direktorių tarybai, valdybai, ar kitam valdymo elementui, kuris jais remdamasis priima sprendimus. Vidaus auditas – tai tarptautinis kokybės simbolis, nes būtent jis užtikrina įmonių veiklos efektyvumą, jų darbo kokybę.
Šio darbo tikslas yra išsiaiškinti UAB „LAKAJA“ vidaus audito reikšmę, tikslus, būtinumą bei aplinką.
Referate keliami tokie uždaviniai:
1. Išnagrinėti vidaus audito rūšis.
2. Išanalizuoti vidaus audito veiklos sritis.
3. Aptarti vidaus audito etapus:
a) etapų klasifikaciją;
b) planavimą ir strategiją;
c) informacijos rinkimą ir apdorojimą;
d) informacijos vertinimą;
e) ataskaitos rengimą ir pateikimą.
Darbas suskirstytas į keturis teorinius skyrius, kuriuose išsamiai analizuojami vidaus audito klausimai, glaustai apibendrinama pateikta informacija. Visose darbo dalyse aptartos pagrindinės vidaus audito temos: rūšys, veiklos sritys, etapai.
Ruošiant šį referatą, buvo remiamasi šiais informacijos šaltiniais: knygomis bei internetu.. Literatūros sąraše nurodyti tik tie šaltiniai, kurie buvo panaudoti darbe.
I. Vidaus audito apibūdinimas, reikšmė ir tikslai
Ekonominėje literatūroje vidaus auditas apibrėžiamas įvairiai. Dažniausiai cituojamas JAV vidaus auditorių instituto pateiktas apibrėžimas, t.y. „vidaus auditas yra nepriklausoma kontrolės forma, veikianti įmonės viduje ir apimanti įmonės veiklos tikrinimą ir įvertinimą“. Šis apibrėžimas nurodo, kad vidaus auditas yra:
1) kontrolės forma;
2) jis įkurtas įmonės viduje kaip savarankiškas padalinys;
3) jo pagrindinis tikslas padėti gerinti įmonės veiklą;
4) tai nepriklausoma kontrolės forma ( čia būtina pažymėti, kad vidaus auditas nėra visiškai priklausomas, bet kur kas labiau priklausomas negu kitos tarnybos).
Vienas pagrindinių UAB „LAKAJA“ vidaus audito tikslų – nagrinėti ir vertinti įmonės veiklą, jos vidaus kontrolės sistemą, teikti paramą įmonės vadovybei ir kitų valdymo lygių darbuotojams, kad jie geriau atliktų savo funkcijas. Šia prasme vidaus auditas teikia jiems informaciją (įvairias apžvalgas, rekomendacijas, patarimus ir pan.) nagrinėjamos veiklos aspektais. Ši informacija skiriasi savo turiniu, forma ir detalizavimo laipsniu, ji priklauso nuo įmonių vadovybės ar direktorių tarybos reikalavimų ir pageidavimų.
Gerai tvarkomas vidaus auditas gali užkirsti kelią nuostolingoms ir neteisėtoms operacijoms ir šitaip užtikrinti, kad įmonė dirbtų pelningai. Vidaus auditoriai, atlikę kruopščius patikrinimus ir sukaupę daug informacijos apie įmonės finansinę veiklą, gali padėti įmonės vadovybei priimti racionalesnius sprendimus, geriau prognozuoti ateities perspektyvas.
Vidaus audito darbo apimtis priklauso nuo vidaus kontrolės sistemos. Vidaus auditas nagrinėja vidaus kontrolės sistemos tinkamumą ir efektyvumą, tiksliau tariant, tiria, ar ši sistema garantuoja, kad būtų pasiekti įmonės tikslai. Todėl vidaus audito tarnyba pirmiausia turi žinoti, kokie numatyti veiklos tikslai, ir po to nagrinėti, kaip juos pasiekti padeda vidaus kontrolės sistema. Žinoma, įmonės vadovybė neretai nurodo papildomas veiklos sritis, kurias vidaus auditas turi patikrinti, ir taip padidina vidaus audito darbų apimtį.
610 tarptautiniame audito standarte „Vidaus audito reikšmė“ nurodyti trys pagrindiniai vidaus audito tikslai:
1) apskaitos ir vidaus kontrolės sistemos priežiūra. Už apskaitos ir kontrolės sistemų sukūrimą yra atsakinga įmonės vadovybė, kuriai nuolat reikia informacijos valdymo sprendimams priimti ir veiklai tvarkyti. Vidaus audito tarnyba, stebėdama apskaitos ir vidaus kontrolės sistemų veiklą, rekomenduoja priemones joms tobulinti;
2) finansinės ir kitokios informacijos tikrinimas valdymo tikslams. Vidaus auditas siekia nustatyti šios informacijos patikimumą. Tam naudoja įvairius testus ir procedūras, klasifikuoja, sistemina, apibendrina ir analizuoja informaciją;
3) ūkinių finansinių operacijų ekonominės prasmės, reikšmingumo ir efektyvumo tyrimas.
Išsamiau šiuos tikslus galima paaiškinti taip: vidaus auditas tikrina ir įvertina apskaitos sistemą, finansinių ataskaitų sudarymą, kitų operacijų tvarkymą, nustato jų logiškumą, nustato, ar viskas įmonėje daroma pagal nustatyta politiką, planus ir procedūras, ieško būdų sumažinti įmonės nuostolius ir išplėsti jos veiklą, tikrina turimų duomenų patikimumą ir numato jų panaudojimo galimybę, įvertina atliekamų darbų ir teikiamų paslaugų kokybę, pateikia įmonės veiklos tobulinimo rekomendacijas ir kt.
Taigi vertinant šiuos vidaus audito tikslus galima teigti, kad vidaus auditas skirtingai negu išorės yra skirtas patikrinti visos įmonės veiklai, ne vien finansinei atskaitomybei.
Vidaus auditas UAB „LAKAJA“ apima organizacinės struktūros, atsakomybės, įgaliojimų perdavimo ir stebėjimo procedūrų tikrinimą, planavimo ir koordinavimo, valdymo informacinių sistemų efektyvumo, žmogiškųjų išteklių tikrinimą, taip pat kontroliuoja, kaip laikomasi įstatymų ir kitų teisės aktų. Vidaus auditas turi patvirtinti, kad kontrolės aplinkos svarba suprantama visuose įmonių valdymo lygiuose ir kad kontrolė nėra ignoruojama aukštesniuose valdymo lygiuose. Įmonėje neturi būti „tamsių vietų“ kurios būtų neprieinamos patikrinimams. Kiekvienas, kuris mano galįs nepaisyti kontrolės, turi pakeisti savo nuomonę.
Vidaus audito tikslams įgyvendinti ir vidaus audito svarbai patvirtinti steigiamos nacionalinės vidaus auditorių asociacijos. Pagrindinis vidaus auditorių asociacijos tikslas – teikti metodinę ir praktinę paramą asociacijos nariams, atstovauti jų interesams valstybiniuose organuose ir tarptautinėse auditorių organizacijose. Kiti jos tikslai: ginti vidaus auditorių profesinius interesus, formuoti vidaus auditorių profesinę etiką, dalyvauti rengiant nacionalinius vidaus audito standartus, kelti profesinį vidaus auditorių lygį, kvalifikaciją, organizuoti jų mokymą bei kvalifikacijos kėlimą, propaguoti vidaus audito darbą, organizuoti konferencijas, seminarus bei kitus profesinius renginius, bendradarbiauti su kitų valstybių analogiškomis organizacijomis, jungtis, įstoti į kitas visuomenines organizacijas šalyje bei užsienyje, sudaryti sutartis su kitų valstybių visuomeninėmis organizacijomis ir kt. [2; 596 – 598]
II. Vidaus audito rūšys
Ekonominėje literatūroje aprašomos įvairios vidaus audito rūšys, pateikiami skirtingi jų klasifikavimo požymiai. Dažniausiai vidaus auditas skirstomas pagal veiklos sritis:
1) finansinis auditas;
2) veiklos auditas;
3) duomenų sistemos auditas;
4) projektų auditas.
Finansinio audito paskirtis – tikrinti, ar teisingai rengiama finansinė atskaitomybė, tvarkoma buhalterinė apskaita, ar ji atitinka galiojančius teisės aktus.
Veiklos auditas atliekamas siekiant patikrinti, kaip vykdomi įmonės vadovybės planai ir procedūros, įvertinti įmonės veiklos veiksmingumą, turto apsaugą ir išteklių panaudojimą.
Duomenų sistemos auditas atliekamas siekiant patikrinti įmonės informacijos saugumą, programinės įrangos panaudojimą, bei naujų informacijos sistemų kūrimo tikslingumą.
Projektų audito paskirtis – nustatyti, ar vykdomos projektų lėšų panaudojimo ir kitos specialių projektų sąlygos, ar pasiektas numatytas rezultatas.
Mūsų nagrinėjamoje įmonėje UAB „LAKAJA“ atliekamas visų šių rūšių auditas, išskyrus projektų auditą.
Vidaus auditas pagal atlikimo dažnumą skirstomas į:
1) nuolatinį auditą;
2) periodišką auditą;
3) netikėtą auditą.
Nuolatinis auditas dažniausiai atliekamas didesnėse įmonėse ar tose srityse, kurioms būdingi didelės rizikos elementai, sudėtingi sandoriai ar didelė sandorių apimtis. Nors tokiu atveju reikia, kad audito darbuotojų būtų paskirta nuolat dirbti tam tikroje srityje, bet nuolatinio audito privalumas tas, kad ši sritis nuolat tikrinama ir taip sumažinama tam tikra rizika. Nuolatinis auditas užtikrina nuolatinę kontrolę ir leidžia auditoriams specializuotis.
Periodiškas auditas gali būti atliekamas, kai manoma, kad jis būtinas. Šios rūšies auditas atliekamas dažniausiai. Jo dažnumą lemia daugelis veiksnių, pvz., praėjusio laikotarpio audito rezultatai, rizikos įvertinimas, valdymo sistemos, ekonominės aplinkos pasikeitimai ir kt. Dėl ribotų audito išteklių kiekvienos įmonės srities auditas gali būti kasmet neatliekamas. Jeigu tam tikram įmonės padaliniui ar veiklos sričiai nebuvo numatytas dažnesnis auditas, tai vidaus audito tarnyba turėtų periodiškai stebėti tą padalinį ar sritį, kad galėtų nustatyti, ar pagal esamas sąlygas reikia paankstinti kito audito datą.
Netikėtas auditas dažniausiai atliekamas tose srityse, kurioms būdingos didelės grynųjų pinigų apimtys, kai kyla įtarimų dėl nelegalios veiklos, įstatymų reikalavimų, įmonės veiklos politikos nepaisymo.
Netikėtas auditas gali būti atliktas kaip visaapimantis patikrinimas arba kaip audito dalis. Pvz., vidaus audito tarnyba gali netikėtai atlikti vertybinių popierių skaičiavimą arba netikėtai audituoti sritį, kurioje ankstesnis auditas nustatė esant silpną vidaus kontrolės sistemą. Netikėtam auditui tam tikrais atvejais reikia daugiau auditorių, kad butų kontroliuojamas dokumentų tikrinimas ir būtų galima auditą atlikti greičiau. Pagrindinis šio audito privalumas – netikėtumas. Vidaus auditoriai turi galimybę atlikti auditą ir kontroliuoti dokumentus tokius, kokie jie yra. Netikėtas auditas reikalauja nuodugnaus pasirengimo ir tikslaus veiksmų plano.
Laiko požiūriu vidaus auditas gali būti skirstomas į:
1) planinį;
2) pareikalaujamąjį.
Planinis auditas atliekamas pagal planą, sudarytą ataskaitiniams metams.
Pareikalaujamasis auditas atliekamas įmonės vadovų sprendimu.
Pagal apimtį vidaus auditas skirstomas į:
1) kompleksinį;
2) dalinį;
3) specializuotą.
Kompleksinio audito pagrindinis tikslas – atlikti visapusišką įmonės veiklos patikrinimą.
Dalinio audito tikslas – tikrinti ne visą įmonės veiklą, o tam tikras veiklos sritis, funkcijas ar padalinius.
Specializuotas auditas toks, kai keliuose padaliniuose tikrinamos tos pačios veiklos sritys, pvz., pirkimų ar pardavimų operacijos. [2; 599 – 601]
III. Vidaus audito veiklos sritys
UAB „LAKAJA“ vidaus auditas stebi visas vidaus sritis. Tam tikrais įmonės veiklos periodais būna sunku pasakyti, kuriai veiklos sričiai vidaus auditas turi skirti daugiausia dėmesio. Vidaus audito sistema turi būti aktyvi ir lanksti, kad galėtų greitai prisitaikyti prie besikeičiančių situacijų, sutelkti dėmesį į tam tikras veiklos sritis tuo metu, kai reikalinga. Labiausiai išskirtinos šios vidaus audito veiklos sritys arba funkcijos:
1. Turto apsauga.
Vidaus auditas turi nustatyti:
a) ar yra įmonėje turto apsaugos sistema, kuri apsaugotų turtą nuo vagysčių ir išeikvojimų;
b) ar įmonės darbuotojai garantuoja turto apsaugą, ar jie pasirašę įsipareigojimus būti už tą ar kitą turtą atsakingi;
c) ar turtas apdraustas;
d) ar racionaliai naudojamos medžiagos ir kiti materialiniai ištekliai;
e) kokiomis sąlygomis laikomi gryni pinigai ir įvairūs vertybiniai popieriai ir t.t.
2. Apskaitos ir finansinių ataskaitų būklės tikrinimas.
Vidaus auditas turi įvertinti:
a) buhalterijos tarnybos darbuotojų kvalifikaciją ir profesinį pasirengimą;
b) ar buhalterijos darbuotojai teisingai pasidaliję darbą, ar laikosi pareiginių instrukcijų;
c) ar naudojamos racionalios ir pažangios apskaitos formos ir metodai;
d) apskaitos kompiuterizavimo lygį;
e) ar vyriausiasis finansininkas imasi priemonių apskaitos darbuotojų darbui palengvinti, klaidoms sumažinti, apskaitos informacijos kokybei, analitiškumui ir operatyvumui padidinti;
f) ar buhalterija turi reikiamą praktinę metodinę bazę apskaitai tvarkyti;
g) sintetinės ir analitinės apskaitos bei finansinių ataskaitų bendrą lygį nustatant, ar apskaitos sistema parodo tikrą ir teisingą finansinę būklę.
3. Darbo ir atsakomybės paskirstymo kontrolė.
Vidaus auditas turi patikrinti, ar patvirtintos visų darbuotojų pareiginės instrukcijos, ar jie atlieka numatytas užduotis. Manoma, kad nereikėtų darbuotojams ilgai atlikti tas pačias operacijas, reikia sekti, kad jie gautų daugiau įvairių darbų. Auditoriai turi įvertinti, ar darbas paskirstomas objektyviai, t.y. pagal darbuotojų profesinį pasirengimą, ar pagal kitus subjektyvius požymius (giminystę, simpatijas, tarpininkavimą ir pan.), ar toks paskirstymas padeda įmonei vykdyti pagrindinius tikslus. Vienas svarbiausių vidaus audito uždavinių – rūpintis, kad būtų numatyta kiekvieno darbuotojo atsakomybė už tam tikrą darbą arba veiklos sritį. Manoma, kad atsakomybė už turtą ar labai svarbias veiklos sritis turi būti paskirstyta keletui asmenų. Darbą ir atsakomybę reikia taip organizuoti, kad visiems darbuotojams rūpėtų dirbti kuo geriau ir pasiekti geresnių rezultatų.
4. Visų rūšių pažeidimų ir piktnaudžiavimų atskleidimas.
Vidaus auditas turi ištirti:
a) sąlygas, aplinkybes ir priežastis, palankias pažeidimams ir piktnaudžiavimams daryti;
b) darbuotojų veiksmus, kenksmingus įmonei;
c) išorinius asmenų veiksmus, kenksmingus įmonei;
d) darbuotojų darbo drausmę;
e) ar visi finansiniai sandoriai tiksliai sudaryti, ar jie atitinka įmonės politiką.
5. Informacijos, kurios reikia įmonės vadovybei, teikimas.
Vidaus auditoriai turi teikti įmonės vadovybei tam tikrą informaciją, kurios reikia įvairiems valdymo ir strateginiams sprendimams priimti. Jie turi užtikrinti, kad ši informacija būtų objektyvi ir patikima. Svarbi vidaus auditorių teikiamos informacijos rūšis – jų rekomendacijos. Vidaus auditoriai turi ieškoti būdų įmonės išlaidoms ir nuostoliams mažinti, pelningumui didinti, paslaugoms plėtoti ir kt.
Bet kuri veikla, kurios imasi įmonė, turi tam tikrą rizikos laipsnį. Vienas pagrindinių vidaus audito uždavinių – nustatyti visas galimas rizikos sritis ir užtikrinti, kad rizika būtų tinkamai kontroliuojama. Žinoma, vidaus auditas negali pakeisti valdymo kontrolės funkcijų – tai įmonės vadovybės užduotis, tačiau jo uždavinys – įspėti įmonės vadovybę apie galimus pavojus. Vidaus auditas turi nuolat stebėti pagrindines rizikos rūšis. [2; 602 – 603]
IV. Vidaus audito etapai
1. Vidaus audito etapų klasifikacija
Vidaus auditas gali būti atliekamas įvairiai. Pirmiausia tai priklauso nuo įmonės dydžio, jos padalinių skaičiaus, valdymo struktūros. Tačiau visais atvejais jis turi būti atliekamas nuosekliai. UAB „LAKAJA“ vidaus audito etapai yra šie:
1) faktų rinkimas;
2) analizė;
3) rekomendacijos.
Renkant faktus svarbu žinoti, kokie įmonės tikslai ir kokią politiką, strategiją ir priemones šiems tikslams pasiekti naudoja vadovybė.
Analizuojant svarbu nustatyti, ar surinktų faktų pakanka, norint išaiškinti esmines veiklos problemas ir parengti rekomendacijas.
Rekomendacijos neturi būti bendro ar teorinio pobūdžio, jos turi padėti vadovybei pasiekti įmonės veiklos tikslus.
Tačiau tokia vidaus audito etapų klasifikacija pernelyg abstrakti. Tikslinga išskirti šiuos tarpusavyje susietus vidaus audito etapus:
1) audito planavimas ir strategija;
2) informacijos rinkimas ir apdorojimas;
3) informacijos vertinimas;
4) audito ataskaitos rengimas ir pateikimas;
5) poauditinė veikla.
Žinoma, gali būti išskirta ir daugiau etapų, svarbu, kad kiekviename būtų numatyti konkretūs darbai, jų apimtys, įvykdymo terminai, atlikėjai, jų atsakomybė.
Visi audito etapai turi sudaryti audito proceso visumą. Visų auditų etapų tikslų įvykdymas turi garantuoti bendros audito strategijos sėkmę. Vidaus audito strategija turi atitikti įmonės tikslus, jos kontrolės aplinką ir išorinę aplinką – įstatymus, teisės aktus ir priežiūros institucijų sprendimus.
Kiekvienu audito etapu turi būti numatomi konkretūs audito testai ir procedūros, parengti tinkami audito darbo dokumentai.
2. Vidaus audito planavimas ir strategija
Vidaus audito planavimo ir strategijos bendrosios nuostatos.
Vidaus auditas UAB „LAKAJA“ atliekamas metodiškai ir sistemiškai, siekiant, kad būtų objektyviai įvertinta įmonės vidaus kontrolės sistema ar teisingai pagrįsta įmonės vadovybė pasirinkta veiklos politika. Todėl svarbu tinkamai planuoti vidaus auditą. Vidaus audito planavimas turi nuosekliai pagrįsti audituojamų objektų pasirinkimą, apimti pagrindinius įmonės veiklos ir vidaus kontrolės sistemos pokyčius, galimybes, plėtoti verslą ir audito tarnybos įgūdžius. Reikia atsižvelgti ir į išorės veiksnius: tai ekonominės politikos, finansų rinkos pokyčiai ir kt.
Audito planavimas – tai audito strategijos numatymas. Numatoma strategija pritaikoma skirtingoms, dažnai pakankamai specializuotoms vidaus audito sritims, užmezgant ryšius su įmonės vadovybe. Dėl audito strategijos įgyvendinimo reikia pabrėžti, kad vidaus audito darbas prasideda nuo aukščiausio lygio – įmonės vadovo ir valdybos veiklos. Svarbu, kaip jie perduoda atsakomybę ir įgaliojimus bei stebi kiekvieną įmonės veiklos aspektą.
Audito planavimas – vienas iš labiausiai apleistų vidaus audito veiklos barų. Daugelyje įmonių vidaus audito planai nesudaromi arba sudaromi skubotai, todėl yra paviršutiniški ir nepraktiški. Neretai sudarytieji planai nepanaudojami, jie dažnai koreguojami ar apskritai jų nepaisoma. Manoma, kad plano sudarymas – tarybinės kontrolės sistemos atgyvena, todėl daugelio įmonių vidaus audito tarnybos dirba neplaningai, vykdydamos tik vadovybės nurodymus. Tai labai apsunkina vidaus audito tarnybos darbą, riboja vidaus auditorių nepriklausomybę.
Penkerių metų vidaus audito plane nurodomi padaliniai kurie bus audituojami du kartus per metus, kasmet, kartą per dvejus metus ir pan.
Vienerių metų audito planas sudaromas atskiriems padaliniams arba veiklos sritims. Jame nurodoma, kokios tam tikro padalinio veiklos sritys, ar operacijos bus audituojamos, kiek dienų reikės auditui atlikti.
Konkrečių veiklos sričių ar operacijų audito plane nurodoma, kokie uždaviniai keliami atliekant auditą, kokia audito trukmė, kas iš darbuotojų atsakingas už informacijos pateikimą.
Sudarant audito planą pirmiausia turi būti keliamas klausimas, ar šis planas padės sėkmingai atlikti auditą ir išspręsti jo metu iškilusias problemas. Plane taip pat reikia numatyti, kaip bus panaudojami kompiuteriai, t.y., kad pagreitėtų auditas ir būtų operatyviau sprendžiami tam tikri klausimai.
Auditas – viena iš rizikingiausių veiklos sričių, todėl jo atlikimo planuose būtina įrašyti skirsnį dėl galimos rizikos. Jame reikėtų nurodyti, kokiose įmonės veiklos srityse ir padaliniuose galima didelė audito rizika ir kodėl.
Audito darbai savo sudėtingumu bei laiko reikme skirtingi. Todėl sudarant planus tikslinga visus audito darbus suskirstyti pagal jų sudėtingumą į tris grupes: didelio, vidutinio ir mažo. Kiekvienai darbų grupei reikia numatyti, kiek tam darbui atlikti reikės sunaudoti žmogaus darbo valandų.
Teisingas vidaus audito plano sudarymas turi tiesioginės įtakos tolesniam vidaus audito darbo organizavimui. Vidaus audito planai turi būti derinami su įmonės vadovybe. Tačiau sudarant vidaus audito planą tikslinga įvertinti ir padalinių vadovų sąžiningumą bei jų vadovavimo sugebėjimus. Įrodyta, kad kuo sąžiningesni vadovai – tuo mažesnė apgaulės tikimybė.
Į vidaus audito planų kūrimo procesą rekomenduotina įtraukti vidaus auditorius, turinčius reikiamą profesinę kvalifikaciją. Jų planavimo procesą suteikia jiems papildomą motyvaciją įgyvendinant planus. Parengti gerus vidaus audito planus gana sudėtingas uždavinys, nes reikia ne tik gerai žinoti įmonės tikslus, jos veiklos ypatybes ir problemas, bet ir orientuotis kartais į gana ribotus vidaus audito išteklius.
Vidaus audito planų rūšys. Siekiant vidaus auditą atlikti nuosekliai ir planingai, UAB „LAKAJA“ sudaromi trijų lygių vidaus audito planai:
1) strateginiai;
2) metiniai;
3) operatyviniai.
Strateginis vidaus audito planas sudaromas tam pačiam laikotarpiui kaip ir įmonės verslo strateginis planas. Paprastai jis apima 2-5 m. laikotarpį. Strateginiame plane ypač turi būti atsižvelgta į vidaus audito tarnybos vaidmenį įmonės valdymo struktūroje, jos pagrindinę misiją. Jame turi būti nurodomi ir padaliniai, kurie bus audituojami du kartus per metus, kasmet, karta per dvejus metus ir pan., identifikuojama pagrindinė rizika. Tai vidaus ir išorės rizika, su kuria gali susidurti įmonė, siekdama savo tikslų konkurencinėje rinkoje. Čia reikėtų parodyti , kokią pagalbą gali suteikti vidaus audito tarnyba įmonės vadovybei, kad sumažintų riziką arba jos išvengtų. Strateginiame vidaus audito plane svarbu išskirti prioritetus, kuriems būtų skiriamas nuolatinis dėmesys. Jų išskyrimas turi būti motyvuotas, pagrįstas tinkamais skaičiavimais. Prioritetų išskyrimas paprastai siejamas su rizikingiausiomis veiklos sritimis, vidaus audito bei kitų išteklių apskaičiavimu. Vidaus audito strateginis planas turi įvertinti įmonės plėtojimo tendencijas ir numatyti ateities perspektyvas, konkrečiai kalbant – naujas veiklos sritis, naujus produktus ir technologijas ir kt. Į strateginį planą būtina įtraukti vidaus audito tarnybos darbuotojų profesinės kvalifikacijos kėlimą.
Vidaus audito strateginis planas iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti pernelyg bendro pobūdžio, jo informacija – apibendrinta. Tačiau jame toji informacija turi būti pateikta taip, kad parodytų įmonės veiklos tendencijas, galimus pokyčius ir juos sąlygojančius veiksnius, verslo rizikos lygį, veiklos pranašumus ir trūkumus, tęstinumo galimybes.
Strateginio plano tikslams ir uždaviniams įgyvendinti sudaromas metinis planas. Jis detalizuoja strateginio plano nuostatas. Vidaus audito metinio plano struktūra tokia:
1) audito objektas ir tikslai;
2) audito testai ir procedūros;
3) audito terminai;
4) pagrindinės informacijos apie audituojamas sritis kaupimas;
5) reikalingi ištekliai auditui atlikti;
6) audito rizikos įvertinimas;
7) ryšiai su įmonės personalu;
8) audito ataskaitos rašymas;
9) audito rezultatų pateikimas.
Operatyvinis vidaus audito planas – tai ketvirčio ar mėnesio darbo planas įmonės ar padalinių tam tikroms veiklos sritims patikrinti. Operatyviniai vidaus audito planai gali labai skirtis. Tai priklauso nuo audituojamo objekto ypatybių. Tačiau galioja bendrosios nuostatos, kurių derėtų laikytis sudarant operatyvinius planus. Operatyviniam vidaus audito planui sudaryti turi būti surenkama tokia informacija:
1) audituojamos įmonės veiklos srities ar padalinio tikslai, uždaviniai, instrukcijos;
2) teisinė, įstatymų ir normatyvinė bazė;
3) organizacinė ir valdymo struktūra bei naujausi jos pokyčiai;
4) finansiniai rodikliai ir jų analizė;
5) personalas ir jo kvalifikacija;
6) ankstesnio audito darbo dokumentai;
7) audito rizikos laipsnis;
8) kita informacija.
Sudarant operatyvinius vidaus audito planus tikslinga įvertinti ir atsižvelgti į tokius dalykus: kokias naujoves įmonėje ar padalinyje numatoma įdiegti, kokiose ataskaitose ir apskaitos registruose dažniausiai buvo randama klaidų, kokie veiklos rodikliai blogėja, kurie įmonės padaliniai turi daugiausia sunkumų siekiant įmonės numatytų tikslų, kokios numatomos ūkinių operacijų apimtys ir kt.
Operatyviniame vidaus audito plane turi būti nurodytos audito apimtys, išvardyti audituojami klausimai, auditoriai, kurie atliks auditą, audito atlikimo tvarkaraštis, audito testai ir procedūros, ryšiai su audituojamo padalinio darbuotojais ir kt. Audito planas turi būti pateikiamas audituojamam padaliniui nurodant auditorių bei jo atsakomybę. Svarbu užsitikrinti audituojamo padalinio vadovybės pritarimą, nes tai padės išvengti nesusipratimų ir problemų audito metu.
Strateginius ir metinius vidaus audito planus turi patvirtinti įmonės vadovybė, operatyvinius – vidaus audito tarnybos vadovas. Jei audito planai buvo audito metu pakeisti, juos tai pat būtina patvirtinti.
3. Informacijos rinkimas ir apdorojimas
Vidaus auditorius, dirbantis UAB „LAKAJA“ renka informaciją remdamasis audito tikslais ir apimtimi. Audito tikslai reikalauja rinkti tik tokią informaciją, kuri padėtų pasiekti konkrečios veiklos srities audito tikslus. Audito apimtis reikalauja rinkti informaciją, būdingą tik konkrečiai veiklos sričiai. Netikslinga rinkti šalutinę ar perteklinę informaciją, kuri nebus panaudota apibendrinant ir vertinant veiklos rezultatus.
Renkama informacija turi tenkinti bent tris kriterijus:
1) pakankamumo;
2) patikimumo;
3) naudingumo.
Pakankama yra ta informacija, kurios pakanka padaryti objektyvias išvadas apie tam tikrą veiklos sritį.
Patikima yra ta informacija, kuri paremta konkrečiais faktais, įtikinanti, turi įrodomąją galią.
Naudinga yra ta informacija, kuri padeda įmonei pasiekti tikslus, priimti vertingus sprendimus.
Informacija renkama panašiomis procedūromis, kurias naudoja išorės auditoriai. Tai tikrinimas, apklausa, stebėjimas, patvirtinimas, analitinės procedūros ir kt.
Mūsų nagrinėjamoje įmonėje rinkdamas informaciją vidaus auditorius apsvarsto klausimą, ar tikslinga naudoti papildomus audito testus ir procedūras, kad galėtų pasiekti numatytus audito tikslus.
4. Informacijos vertinimas
Svarbu sugebėti teisingai ir objektyviai įvertinti surinktą informaciją. Pirmiausia auditorius surinktą informaciją turėtų palyginti su ta, kurią tikėjosi ar planavo gauti. Jis turi išsiaiškinti netikėtus neatitikimus bei įsitikinti, kad neatitikimų nėra, kai jų buvo tikimasi. Vertindamas informaciją auditorius turi atkreipti dėmesį į neįprastus arba periodiškai nesikartojančius sandorius ar įvykius. Audito teorijos ir praktikos specialistai visada rekomenduoja faktinę informaciją lyginti su analogiška praėjusių laikotarpių informacija, taip pat – su sąmata ir prognozėmis.
Vienas svarbiausių informacijos vertinimo aspektų – ryšio tarp finansinės ir atitinkamos nefinansinės informacijos nagrinėjimas, pvz., buhalteriniuose dokumentuose parodytų darbo apmokėjimo išlaidų palyginimas su vidutiniu darbuotojų skaičiumi.
Kaip teigia UAB „LAKAJA“ vidaus auditoriai, kartais jie gauna netikėtus rezultatus. Juos reikia ypač kruopščiai vertinti. Tikslinga pateikti užklausimus įmonės vadovybei, taikyti naujus testus ir procedūras, kad gautų tokių netikėtų rezultatų paaiškinimą, arba jų nepatvirtintų.
5. Vidaus audito ataskaitos rengimas ir pateikimas
Baigus auditą surašoma ataskaita, kurioje apibendrinami audito rezultatai. Audito teorijoje ir praktikoje skiriamos dvi vidaus audito ataskaitų rūšys:
1) tarpinės;
2) baigiamosios.
Tarpinės ataskaitos surašomos tada kai auditas trunka ilgai. Jose pateikiama operatyvinė informacija, kurios reikia įmonės vadovybei tam tikriems valdymo sprendimams priimti. Tarpinės ataskaitos surašomos taip pat tada, kai daromi vidaus audito darbo apimties pakeitimai, atskleidžiami darbo drausmės pažeidimai, klaidos, apgaulės, įvairūs neūkiškumo faktai, kuriuos būtina greitai likviduoti. Tarpinės ataskaitos naudojamos ne tik per duoti informaciją vadovybei, bet ir baigiamajai ataskaitai surašyti.
Baigiamosios ataskaitos surašomos užbaigus auditą. Jų forma ir turinys labiausiai priklauso nuo įmonės valdymo struktūros ir audito pobūdžio.
Gali būti parengtos specialios ir valdymo ataskaitos.
Specialios ataskaitos – ataskaitos apie specialius projektus, apgavysčių tyrimą, neetišką elgesį ar įmonės veiklos politikos bei įstatymų neatitikimą. Tokio tipo ataskaitos platinimas gali būti ribojamas.
Valdymo ataskaitos gali būti parengtos atskirai, jeigu, pvz., jos pirmiausia susijusios ne su audito ar apskaitos problemomis, bet su organizacinėmis problemomis. [2; 604 – 611]
Prieš pateikdamas galutinę ataskaitą, vidaus auditorius parengia ataskaitos projektą. Vidaus auditorius turi siekti, kad jo parengtoje ataskaitoje rasti faktai ir išvados sudomintų vadovybę ir būtų jai naudingi plėtojant įmonės veiklą. Vidaus audito ataskaita turi būti pasirašyta auditoriaus, patvirtinta vidaus audito tarnybos vadovo ir įteikti įmonės vadovybei bei direktorių tarybai.
Atlikęs auditą, vidaus auditorius turėtų išsiaiškinti, ar įmonės vadovybė sureagavo į audito rezultatus, ar ėmėsi konkrečių veiksmų trūkumams šalinti ir kt. Jei įmonė tokių veiksmų nesiėmė, auditorius turėtų išsiaiškinti ar vadovybė prisiėmė riziką, susijusią su reagavimu. [1; 50 – 57]
Išvados
1. Vidaus auditas užtikrina įmonės veiklos efektyvumą, jos darbo kokybę.
2. Norint sėkmingai atlikti vidaus auditą, būtina tinkamai jį suplanuoti, t.y. numatyti jo strategiją.
3. Vidaus audito kokybei didelę įtaką turi surinktos informacijos kiekis ir jos objektyvumas.
4. Informacijos įvertinimas ir išvadų pateikimas nulemia įmonės veiklos perspektyvas.
Literatūra
1. Jukonienė B., Auditas, Vilniaus kolegija, Vilnius, 2003 (50 – 57 psl.)
2. Mackevičius J., Audito teorija ir praktika, Vilnius, 1999 (596 – 611 psl.)
3. Internetinis puslapis www.lar.lt